Успешното управление на фирма за печатане изисква повече от просто производство на продукция с високо качество. То изисква дисциплиниран подход към измерването на това, което има значение. Без ясно дефинирани показатели за ефективност една печатна компания не може да идентифицира узките места, да контролира разходите или да осигури последователно задоволство на клиентите. Независимо дали управлявате комерсиална печатница, производител на опаковки или цифрова печатница, разбирането на това, кои метрики трябва да се следят, е основата за устойчив растеж.
Оценката на ефективността в една печатница обхваща няколко операционни нива – от точността на предпечатната подготовка до сроковете за доставка и задържането на клиентите. Всяко ниво предоставя измерими сигнали, които разкриват здравословното състояние на бизнеса. Чрез избора и наблюдението на подходящите показатели една печатница може да взема решения, базирани на данни, които подобряват ефективността, намаляват отпадъците и укрепват конкурентната ѝ позиция. Тази статия представя най-важните показатели за ефективност и обяснява какво всеки един от тях разкрива за бизнеса.
Качеството на отпечатъка е най-видимият резултат от дейността на всяка печатна компания. Метриката за процент дефектни продукти измерва процента от поръчки, които не отговарят на стандартите за качество и изискват повторно отпечатване или корекция. За една печатна компания висок процент дефектни продукти сочи проблеми с калибрирането на печатните машини, управлението на мастилата, избора на субстрат или квалификацията на операторите. Проследяването на процента дефектни продукти по типове поръчки, по машина и по смени позволява на мениджърите бързо да установят основните причини. Добре управлявана печатна компания обикновено цели процент дефектни продукти под два процента за стандартни търговски поръчки.
Цветовата последователност е друг критичен показател за качество на печатната компания. Клиентите очакват всеки печатен тираж да съвпада точно с одобрените пробни отпечатъци. Измерването на цветовото отклонение чрез спектрофотометри и сравнението му с одобрените стойности на плътност дава на печатната компания обективни данни за производителността на печатните машини. Последователното управление на цветовете укрепва доверието на клиентите и намалява скъпите повторни отпечатки.
Използването на машините измерва колко ефективно една печатна компания използва капацитета на своите печатни преси по време на планираните производствени часове. Нисък процент на използване показва просто време, причинено от лошо планиране, чести смяни на поръчки или механични повреди. Печатната компания, която следи използването по тип машина, може да балансира по-ефективно товарите и да идентифицира оборудване, което работи неефективно или е прекалено голямо за текущия спрос. Целевите показатели за използване обикновено варират между 70 и 85 процента за здрава печатна компания.
Времето за изпълнение е един от най-чувствителните за клиентите показатели, който печатната компания следи. То измерва общото време от поемането на поръчката до нейното доставяне. За печатна компания, която работи с тесни срокове, закъсненията в предпечатната подготовка, изработката на печатни форми или финиширането директно влияят върху удовлетвореността на клиентите и повторните поръчки. Измерването на времето за изпълнение по категории поръчки помага на печатната компания да сравнява производителността си, да идентифицира задръжки в процесите и да определя реалистични срокове за доставка. По-кратките и надеждни срокове за изпълнение са конкурентно предимство на пазара.
Вътрешната ефективност на планирането също влияе върху резултатите за времето за изпълнение. Печатна компания, която използва софтуер за планиране на производството, за да подрежда поръчките според съвместимостта им с печатните преси и типа субстрат, ще намали просто стоящото време при преминаването между различни тиражи. Проследяването на средното време за настройка на всяка поръчка е допълнителен показател, който разкрива колко ефективно печатната компания преминава от една печатна спецификация към друга.
Стойността на всяка отпечатана единица е основен финансов показател за всяка печатна компания. Този показател обединява разходите за материали, трудовите часове, амортизацията на машините и общите разходи, за да се изчисли истинската стойност за производството на една единица или готов продукт. Когато една печатна компания проследява тази цифра по категория на продукт и клиентски сегмент, тя може да установи, къде се намаляват маржовете. Растящите цени на мастилото или субстрата, които не се отразяват в цените, намаляват рентабилността, освен ако печатната компания не следи внимателно този показател и не коригира ценовите предложения съответно.
Процентът на отпадъците е директно свързан с контрола на разходите. Всеки лист субстрат, който е неправилно отпечатан или повреден, увеличава стойността на всяка единица. Печатна компания, която проследява отпадъците по преса, по вид хартия и по оператор, получава детайлен поглед върху това, къде се губят материали. Намаляването на отпадъците е един от най-бързите начини, по който една печатна компания може да подобри чистата си печалба, без да повишава цените.
Показателят за своевременно изпълнение на поръчките измерва процентната част от поръчките, които са завършени и доставени в рамките на уговорения срок. За една печатна компания този показател пряко влияе върху задържането на клиенти и репутацията на бранда. Печатна компания с висок показател за своевременно изпълнение на поръчките демонстрира оперативна надеждност, която е ключов фактор за диференциация на пазари, където множество доставчици конкурират за едни и същи клиенти. Проследяването на причините за закъснелите доставки – независимо дали са предизвикани от забавяния в предпечатната подготовка, повреди на машините или неуспехи в логистиката – позволява на печатната компания да отстрани системни проблеми.
Коефициентът на удръжане на клиенти отчита процентната част от клиентите, които се връщат за повторни поръчки в определен период. За една печатна компания повторните поръчки са признак, че качеството, цените и стандартите на обслужване отговарят на очакванията. Намаляващ коефициент на удръжане в една печатна компания често сочи проблеми с качеството, недостатъчна комуникация или ценовно натискане от страна на конкурентите. Проследяването на този показател заедно с анкетите за удовлетвореност на клиентите дава на печатната компания пълна картина за ефективността на нейното обслужване.
Честотата на повторни поръчки също разкрива стойността на дългосрочните клиентски отношения. Една печатна компания, която изгражда стабилни клиентски акаунти с предсказуеми обеми, може по-ефективно да планира производствената си мощност и да намали разходите за привличане на нови клиенти. Този показател, комбиниран със средната стойност на поръчката, помага на печатната компания да оцени кои клиентски сегменти генерират най-устойчивия доход.
Една печатна компания трябва да преглежда оперативните метрики, като например процентът на дефектни продукти, използването на машините и времето за изпълнение на поръчките, веднъж седмично. Финансовите показатели, като разходите за единица и приходите по поръчка, се препоръчва да се анализират веднъж месечно. Показателите, свързани с клиентите – като процентът на запазване на клиентите и своевременната доставка, – трябва да се оценяват поне веднъж на три месеца, за да се открият тенденции преди те да повлияят на бизнес резултатите.
Няма универсален отговор, тъй като приоритетите се различават според бизнес модела. Въпреки това повечето експерти са единодушни, че процентът на своевременна доставка и процентът на дефектни продукти са двата най-критични показателя за печатна компания, защото те директно влияят върху удовлетвореността на клиентите, повторните поръчки и репутацията на бранда. Печатна компания, която постига отлични резултати по тези два показателя, създава здрава основа за дългосрочен растеж.
Абсолютно. Дори една малка печатна компания с ограничено число персонал може значително да се възползва от проследяването на основни метрики като времето за изпълнение, процентът от отпадъци и удръжането на клиентите. Прости инструменти за проследяване, като електронни таблица или софтуер за управление на печат от входно ниво, са напълно достатъчни, за да започнете. Малка печатна компания, която използва данни последователно, ще взема по-добри решения от една, която действа изключително на базата на интуиция, независимо от размера ѝ.
EN
ИСКАНЕ ЗА ОЦЕНКА 
Проекти