ตัวชี้วัดประสิทธิภาพใดบ้างที่ควรประเมินในบริษัทสิ่งพิมพ์

การดำเนินธุรกิจงานพิมพ์ให้ประสบความสำเร็จ บริษัทพิมพ์ ไม่ใช่เพียงแค่การผลิตผลงานที่มีคุณภาพเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยวินัยในการวัดสิ่งที่สำคัญอย่างเป็นระบบ หากไม่มีตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน บริษัทงานพิมพ์จะไม่สามารถระบุจุดติดขัด ควบคุมต้นทุน หรือมอบความพึงพอใจแก่ลูกค้าได้อย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจสิ่งพิมพ์เชิงพาณิชย์ งานพิมพ์บรรจุภัณฑ์ หรือร้านพิมพ์ดิจิทัล การเข้าใจว่าควรติดตามตัวชี้วัดใดบ้าง คือพื้นฐานสำคัญของการเติบโตอย่างยั่งยืน

การประเมินผลประสิทธิภาพในบริษัทสิ่งพิมพ์ครอบคลุมหลายระดับของการดำเนินงาน ตั้งแต่ความแม่นยำในขั้นตอนพรีเพรส ไปจนถึงกำหนดเวลาการจัดส่ง และการรักษาลูกค้า แต่ละระดับให้สัญญาณที่วัดค่าได้ ซึ่งสะท้อนสุขภาพโดยรวมของธุรกิจ ด้วยการเลือกและติดตามตัวชี้วัดที่เหมาะสม บริษัทสิ่งพิมพ์สามารถตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูล เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดของเสีย และเสริมสร้างตำแหน่งทางการแข่งขันให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น บทความนี้นำเสนอตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่สำคัญที่สุด และอธิบายว่าแต่ละตัวบ่งชี้อะไรเกี่ยวกับสถานะของธุรกิจ

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพด้านการผลิตและคุณภาพ

คุณภาพการพิมพ์และอัตราข้อบกพร่อง

คุณภาพการพิมพ์เป็นผลลัพธ์ที่มองเห็นได้ชัดเจนที่สุดของบริษัทพิมพ์ใดๆ ตัวชี้วัดอัตราข้อบกพร่อง (defect rate) วัดเปอร์เซ็นต์ของงานที่ไม่ผ่านมาตรฐานคุณภาพและจำเป็นต้องพิมพ์ซ้ำหรือปรับปรุงใหม่ สำหรับบริษัทพิมพ์แล้ว อัตราข้อบกพร่องที่สูงแสดงถึงปัญหาในด้านการปรับเทียบเครื่องพิมพ์ การจัดการหมึก การเลือกวัสดุพิมพ์ (substrate) หรือทักษะของผู้ปฏิบัติงาน การติดตามอัตราข้อบกพร่องแยกตามประเภทงาน แยกตามเครื่องจักร และแยกตามกะการทำงาน จะช่วยให้ผู้จัดการสามารถระบุสาเหตุหลักของปัญหาได้อย่างรวดเร็ว บริษัทพิมพ์ที่จัดการได้ดีมักมีเป้าหมายให้อัตราข้อบกพร่องต่ำกว่าสองเปอร์เซ็นต์สำหรับงานเชิงพาณิชย์ทั่วไป

ความสม่ำเสมอของสีเป็นตัวชี้วัดคุณภาพที่สำคัญอีกประการหนึ่งสำหรับบริษัทพิมพ์ ลูกค้าคาดหวังว่าทุกครั้งที่พิมพ์จะต้องตรงกับตัวอย่างที่ได้รับการอนุมัติอย่างแม่นยำ การวัดความเบี่ยงเบนของสีโดยใช้สเปกโตรโฟโตมิเตอร์ (spectrophotometers) และเปรียบเทียบกับค่าความหนาแน่นที่ได้รับการอนุมัติ จะให้ข้อมูลเชิงวัตถุเกี่ยวกับประสิทธิภาพของเครื่องพิมพ์ ระบบการจัดการสีที่สม่ำเสมอจะสร้างความไว้วางใจจากลูกค้าและลดการพิมพ์ซ้ำที่มีค่าใช้จ่ายสูง

อัตราการใช้งานเครื่องจักร

การใช้เครื่องจักร (Machine utilization) วัดความมีประสิทธิภาพในการใช้กำลังการผลิตของเครื่องพิมพ์ในช่วงเวลาที่กำหนดสำหรับการผลิต โดยอัตราการใช้เครื่องจักรที่ต่ำบ่งชี้ถึงช่วงเวลาที่เครื่องไม่ได้ทำงานซึ่งเกิดจากตารางการผลิตที่ไม่เหมาะสม การเปลี่ยนงานบ่อยครั้ง หรือเครื่องขัดข้องทางกลไก บริษัทสิ่งพิมพ์ที่ติดตามอัตราการใช้เครื่องจักรแยกตามประเภทเครื่องสามารถจัดสมดุลภาระงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และระบุเครื่องจักรที่ให้ผลการดำเนินงานต่ำกว่ามาตรฐาน หรือมีขนาดใหญ่เกินความต้องการปัจจุบัน ค่าเป้าหมายของอัตราการใช้เครื่องจักรมักอยู่ระหว่างร้อยละเจ็ดสิบถึงร้อยละแปดสิบห้าสำหรับบริษัทสิ่งพิมพ์ที่มีสุขภาพดี

ประสิทธิภาพในการดำเนินงานและตัวชี้วัดต้นทุน

ระยะเวลาการดำเนินงานแต่ละงาน

ระยะเวลาในการดำเนินการงาน (Turnaround time) ถือเป็นหนึ่งในตัวชี้วัดที่ลูกค้าให้ความสำคัญมากที่สุดซึ่งบริษัทงานพิมพ์ติดตามอย่างใกล้ชิด ตัวชี้วัดนี้วัดระยะเวลาทั้งหมดตั้งแต่รับงานเข้ามาจนถึงส่งมอบงานให้ลูกค้า สำหรับบริษัทงานพิมพ์ที่รับงานที่มีกำหนดส่งที่ค่อนข้างเร่งด่วน การล่าช้าในขั้นตอนพรีเพรส (prepress) การผลิตแผ่นพิมพ์ (plate making) หรือขั้นตอนการตกแต่งงาน (finishing) จะส่งผลกระทบโดยตรงต่อความพึงพอใจของลูกค้าและโอกาสในการได้รับงานซ้ำจากลูกค้า การวัดระยะเวลาในการดำเนินการงานแยกตามประเภทงานช่วยให้บริษัทงานพิมพ์สามารถประเมินประสิทธิภาพการทำงาน เปรียบเทียบกับมาตรฐานที่กำหนด ระบุจุดที่เกิดปัญหาในกระบวนการผลิต และกำหนดเวลาการส่งมอบงานที่สมเหตุสมผลและสามารถปฏิบัติได้จริง ระยะเวลาในการดำเนินการงานที่สั้นลงและเชื่อถือได้ยังเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขันในตลาดอีกด้วย

ประสิทธิภาพของการจัดตารางงานภายในองค์กรก็มีบทบาทสำคัญต่อผลลัพธ์ของระยะเวลาในการดำเนินการงานเช่นกัน บริษัทงานพิมพ์ที่ใช้ซอฟต์แวร์จัดตารางการผลิตเพื่อกำหนดลำดับงานตามความเข้ากันได้กับเครื่องพิมพ์และชนิดของวัสดุพิมพ์ (substrate type) จะช่วยลดช่วงเวลาที่เครื่องพิมพ์ไม่ทำงานระหว่างการเปลี่ยนงานแต่ละชุด การติดตามค่าเฉลี่ยของระยะเวลาในการเตรียมเครื่องพิมพ์ (setup time) ต่อหนึ่งงาน เป็นตัวชี้วัดเสริมที่ช่วยเปิดเผยประสิทธิภาพในการเปลี่ยนผ่านระหว่างงานพิมพ์ที่มีข้อกำหนดแตกต่างกัน

ต้นทุนต่อหน่วยที่พิมพ์ออก

ต้นทุนต่อหน่วยที่พิมพ์ออกเป็นตัวชี้วัดทางการเงินพื้นฐานสำหรับบริษัทงานพิมพ์ทุกแห่ง ตัวชี้วัดนี้รวมต้นทุนวัสดุ ค่าแรงงาน ค่าเสื่อมราคาของเครื่องจักร และค่าใช้จ่ายทั่วไป เพื่อคำนวณต้นทุนที่แท้จริงในการผลิตหนึ่งหน่วยหรือชิ้นงานสำเร็จรูปแต่ละชิ้น เมื่อบริษัทงานพิมพ์ติดตามตัวเลขนี้แยกตามประเภทผลิตภัณฑ์และกลุ่มลูกค้า จะสามารถระบุได้ว่ากำไรลดลงในส่วนใด การเพิ่มขึ้นของต้นทุนหมึกหรือวัสดุพิมพ์ที่ไม่สะท้อนออกมาในราคาขายจะทำให้กำไรหดตัวลง เว้นแต่บริษัทงานพิมพ์จะติดตามตัวชี้วัดนี้อย่างใกล้ชิดและปรับใบเสนอราคาให้เหมาะสม

เปอร์เซ็นต์ของของเสียสัมพันธ์โดยตรงกับการควบคุมต้นทุน แผ่นวัสดุพิมพ์แต่ละแผ่นที่พิมพ์ผิดหรือชำรุดจะเพิ่มต้นทุนต่อหน่วย บริษัทงานพิมพ์ที่ติดตามอัตราของเสียแยกตามเครื่องพิมพ์ ชนิดของกระดาษ และผู้ปฏิบัติงาน จะได้รับข้อมูลเชิงลึกอย่างละเอียดว่าวัสดุสูญเสียไปที่ใด การลดของเสียเป็นหนึ่งในวิธีที่รวดเร็วที่สุดที่บริษัทงานพิมพ์สามารถปรับปรุงผลกำไรสุทธิได้โดยไม่จำเป็นต้องขึ้นราคา

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพของลูกค้าและธุรกิจ

อัตราการจัดส่งในเวลา

อัตราการส่งมอบตรงเวลา คือ การวัดเปอร์เซ็นต์ของงานที่ดำเนินการเสร็จสมบูรณ์และส่งมอบให้ลูกค้าภายในกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ สำหรับบริษัทสิ่งพิมพ์ ตัวชี้วัดนี้มีผลโดยตรงต่อการรักษาลูกค้าและความน่าเชื่อถือของแบรนด์ บริษัทสิ่งพิมพ์ที่มีอัตราการส่งมอบตรงเวลาสูง แสดงให้เห็นถึงความน่าเชื่อถือในการดำเนินงาน ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้แตกต่างจากคู่แข่งในตลาดที่ผู้จัดจำหน่ายหลายรายแข่งขันกันเพื่อดึงดูดลูกค้ากลุ่มเดียวกัน การติดตามสาเหตุของการส่งมอบล่าช้า ไม่ว่าจะเกิดจากความล่าช้าในขั้นตอนพรีเพรส ความเสียหายของเครื่องจักร หรือปัญหาด้านโลจิสติกส์ จะช่วยให้บริษัทสิ่งพิมพ์สามารถระบุและแก้ไขปัญหาเชิงระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การรักษาลูกค้าและการอัตราการสั่งซื้อซ้ำ

อัตราการรักษาลูกค้า คือ การวัดสัดส่วนของลูกค้าที่กลับมาใช้บริการซ้ำภายในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ สำหรับบริษัทงานพิมพ์ คำสั่งซื้อซ้ำเป็นสัญญาณบ่งชี้ว่าคุณภาพ ราคา และมาตรฐานการให้บริการนั้นสอดคล้องกับความคาดหวังของลูกค้า ทั้งนี้ หากอัตราการรักษาลูกค้าลดลง มักสะท้อนถึงปัญหาด้านคุณภาพ ช่องว่างในการสื่อสาร หรือแรงกดดันด้านราคาจากคู่แข่ง ดังนั้น การติดตามตัวชี้วัดนี้ร่วมกับแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า จะช่วยให้บริษัทงานพิมพ์ได้ภาพรวมที่สมบูรณ์เกี่ยวกับประสิทธิภาพการให้บริการ

อัตราคำสั่งซื้อซ้ำยังแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้า อีกทั้งบริษัทงานพิมพ์ที่สามารถสร้างและรักษาบัญชีลูกค้าที่มีเสถียรภาพ พร้อมปริมาณการสั่งซื้อที่คาดการณ์ได้ จะสามารถวางแผนกำลังการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดต้นทุนในการแสวงหาลูกค้ารายใหม่ ทั้งนี้ เมื่อนำตัวชี้วัดนี้มาประกอบกับมูลค่าเฉลี่ยต่อคำสั่งซื้อ ก็จะช่วยให้บริษัทงานพิมพ์ประเมินได้ว่ากลุ่มลูกค้าใดสร้างรายได้ที่ยั่งยืนที่สุด

คำถามที่พบบ่อย

บริษัทงานพิมพ์ควรตรวจสอบตัวชี้วัดประสิทธิภาพของตนเองบ่อยเพียงใด

บริษัทสิ่งพิมพ์ควรทบทวนตัวชี้วัดการดำเนินงาน เช่น อัตราข้อบกพร่อง การใช้เครื่องจักรอย่างมีประสิทธิภาพ และระยะเวลาในการส่งมอบงาน (turnaround time) เป็นประจำทุกสัปดาห์ ขณะที่ตัวชี้วัดทางการเงิน เช่น ต้นทุนต่อหน่วย และรายได้ต่องาน ควรทบทวนเป็นประจำทุกเดือน ส่วนตัวชี้วัดที่มุ่งเน้นลูกค้า เช่น อัตราการรักษาลูกค้าไว้ และอัตราการส่งมอบงานตรงเวลา ควรประเมินอย่างน้อยทุกไตรมาส เพื่อตรวจจับแนวโน้มก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่สำคัญที่สุดสำหรับบริษัทสิ่งพิมพ์คืออะไร

ไม่มีคำตอบสากลเพียงข้อเดียว เนื่องจากความสำคัญของแต่ละตัวชี้วัดขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่เห็นพ้องว่า อัตราการส่งมอบงานตรงเวลา และอัตราข้อบกพร่อง คือสองตัวชี้วัดที่สำคัญที่สุดสำหรับบริษัทสิ่งพิมพ์ เนื่องจากส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของลูกค้า ธุรกิจซ้ำจากลูกค้าเดิม และชื่อเสียงของแบรนด์ บริษัทสิ่งพิมพ์ที่ทำได้ดีในทั้งสองด้านนี้ จะสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับการเติบโตอย่างยั่งยืนในระยะยาว

บริษัทสิ่งพิมพ์ขนาดเล็กสามารถได้รับประโยชน์จากการติดตามตัวชี้วัดเหล่านี้หรือไม่

ใช่แน่นอน แม้แต่บริษัทพิมพ์ขนาดเล็กที่มีพนักงานจำนวนจำกัดก็สามารถได้รับประโยชน์อย่างมากจากการติดตามตัวชี้วัดพื้นฐาน เช่น เวลาในการดำเนินการ (turnaround time) เปอร์เซ็นต์ของของเสีย (waste percentage) และอัตราการรักษาลูกค้า (customer retention) เครื่องมือติดตามที่เรียบง่าย เช่น โปรแกรมตารางคำนวณ (spreadsheets) หรือซอฟต์แวร์จัดการงานพิมพ์ระดับเริ่มต้น ก็เพียงพอสำหรับการเริ่มต้นแล้ว บริษัทพิมพ์ขนาดเล็กที่ใช้ข้อมูลอย่างสม่ำเสมอจะสามารถตัดสินใจได้ดีกว่าบริษัทที่ดำเนินงานโดยอาศัยเพียงสัญชาตญาณเท่านั้น ไม่ว่าบริษัทนั้นจะมีขนาดเท่าใดก็ตาม